Vurderer du å flytte fra SuperOffice CRM til HubSpot?
Du er ikke alene. Stadig flere B2B-bedrifter - spesielt i Norden - gjør overgangen for å få tilgang til HubSpots marketing automation, rapportering og moderne salgsverktøy.
Men her er greia: Selve migreringen kan være avgjørende for din opplevelse med den nye plattformen.
Gjør du feil, vil du bruke måneder på å rydde opp i data og forklare salgsteamet hvorfor halvparten av kundehistorikken deres er borte.
I dette innlegget går jeg gjennom hva en SuperOffice-til-HubSpot-migrering faktisk innebærer, hvilke data du kan ta med deg, og - viktigst av alt - hvorfor du bør unngå den fristende CSV-importen og heller bruke API-et i stedet.
SuperOffice har vært et solid CRM-system for nordiske bedrifter i flere tiår. Det gjør det grunnleggende godt - kontaktadministrasjon, oppfølging og dokumenthåndtering.
Men etter hvert som bedriftene vokser og markedsarbeidet blir mer komplekst, begynner begrensningene å vise seg.
HubSpot tilbyr en enhetlig plattform der markedsførings-, salgs- og serviceteamene jobber ut fra de samme dataene. Du får innebygd e-postsporing, automatiserte arbeidsflyter, et skikkelig markedsføringsnav, detaljerte rapporteringspaneler og et økosystem av integrasjoner som stadig utvides.
For team som ønsker å drive inngående markedsføring parallelt med utgående salg - eller rett og slett vil ha et CRM-system som ikke føles som om det er designet i 2005 - er HubSpot et naturlig neste steg.
Men det virkelige spørsmålet er ikke om HubSpot passer bedre. Det er om du kan ta med deg alle dine mange år med kundedata uten å ødelegge noe.
Før du begynner å flytte noe som helst, må du forstå hvordan de to systemene strukturerer dataene sine. De er like på mange måter, men det er også viktige forskjeller.
I SuperOffice er kjerneobjektene dine Firma, Kontakt og Salg. Under disse har du Dokumenter (filer, e-poster med vedlegg) og Oppfølging (samtaler, møter).
Disse er knyttet til selskaper, kontakter eller salg.
I HubSpot er den tilsvarende strukturen Company, Contact og Deal. Aktiviteter - samtaler, møter, e-poster og notater - ligger under disse og kan knyttes til en hvilken som helst kombinasjon av kontakter, selskaper eller avtaler.
Tilordningen ser omtrent slik ut:
|
SuperOffice |
HubSpot |
|
Selskap |
Selskap |
|
Kontakt |
Kontakt |
|
Salg |
Avtale |
|
Dokument (ikke e-post) |
Notat + fil |
|
Dokument (e-post) |
E-postaktivitet + fil |
|
Oppfølging (samtale) |
Samtaleaktivitet |
|
Oppfølging (møte) |
Møteaktivitet |
Det viktigste her er at SuperOffice behandler dokumenter og oppfølginger som separate objekttyper, mens HubSpot samler alt under "Aktiviteter".
E-postdokumenter fra SuperOffice blir e-postaktiviteter i HubSpot.
Dokumenter som ikke er e-postdokumenter - for eksempel møtenotater, forslag og kontrakter - blir til notataktiviteter med den opprinnelige filen vedlagt.
Dette er ikke bare akademisk.
Det er forståelsen av denne tilordningen som avgjør om migreringsskriptet eller -verktøyet ditt håndterer alt på riktig måte, eller om du ender opp med foreldreløse poster og manglende kontekst.
I en godt planlagt migrering kan du ta med deg så godt som alle de viktigste CRM-dataene. Her er hva dette vanligvis omfatter.
Bedrifter
Alle bedriftsoppføringene dine blir med over, sammen med feltdataene deres: navn, organisasjonsnummer, adresse, telefon, nettsted, bransje, kategori og eventuelle egendefinerte felt du har satt opp.
SuperOffice-feltet "Kategori" knyttes ofte til flere HubSpot-egenskaper - du kan dele det inn i Firmatype, Kundetype og Bedriftsrangering, avhengig av dine behov.
Bransjepicklister må vanligvis oversettes og i mange tilfeller slås sammen. SuperOffice-installasjoner i Norden har gjerne bransjeverdier på norsk som må mappes til engelske ekvivalenter (eller hvilket språk HubSpot-portalen din bruker).
Kontakter migreres med navn, e-post, telefon, stillingstittel, stilling (mappet til HubSpots "Job function") og bedriftstilknytning. Hvis SuperOffice-instansen din sporer en "primærkontakt" for hvert selskap, kan dette forholdet bevares ved hjelp av HubSpots assosiasjonsetiketter.
En ting du bør planlegge for, er livssyklusstadier. Du vil ha logikk som avgjør om en migrert kontakt skal være en mistenkt, prospekt, MQL, SQL, kunde eller tapt avtale i HubSpot.
En vanlig tilnærming: Hvis den tilknyttede selskapstypen er "Kunde", blir kontakten en kunde. Hvis det finnes avtaler, men ingen er vunnet, blir de en kontakt på Deal-stadiet. Ingen avtaler i det hele tatt? De er en Suspect.
SuperOffice "Sales" blir til HubSpot "Deals". Salgsstatusen og sannsynlighetsstadiet i SuperOffice må mappes til HubSpots avtalestadier. En typisk mapping kan se slik ut:
Du vil også ønske å ta med transaksjonsbeløp, valuta, sluttdato, eier og sannsynlighet. Hvis SuperOffice-forekomsten din bruker egendefinerte felt på salg (for eksempel produktinteresseflagg), kan disse overføres til egendefinerte avtaleegenskaper i HubSpot.
Det er her det blir interessant - og det er her migreringsmetoden du velger, betyr mest.
Aktiviteter omfatter alle møter som loggføres, alle samtaler som spores, alle e-poster som lagres, og alle dokumenter som legges ved i SuperOffice. For et selskap som har brukt SuperOffice i årevis, kan dette lett utgjøre titusener eller hundretusener av poster.
Møter kommer over med sin opprinnelige dato, klokkeslett, varighet, beskrivelse, deltakere og type. Samtaler inneholder tidsstempel, retning (innkommende/utgående) og notater.
E-poster inkluderer emne, avsender, mottaker, brødtekst og eventuelle vedlegg - som lagres som filer i HubSpot. Dokumenter som ikke er e-poster, blir notater med den opprinnelige filen vedlagt.
Her må jeg være direkte, for dette er den vanligste feilen jeg ser.
Når folk først ser på migrering til HubSpot, virker CSV-importverktøyet som det åpenbare valget. Det er innebygd rett i HubSpot. Du eksporterer dataene dine fra SuperOffice som regneark, tilordner kolonnene og trykker på import. Enkelt, ikke sant?
For grunnleggende bedrifts- og kontaktdata kan CSV-import fungere fint. Men i det øyeblikket du prøver å migrere aktiviteter - og spesielt deres historiske tidsstempler - faller CSV-importen fra hverandre.
Kjerneproblemet: HubSpots CSV-import stempler hvert importerte engasjement med dagens dato.
Det betyr at hvis du importerer en samtalelogg fra 2021, registrerer HubSpot den som om samtalen fant sted i dag. Det samme gjelder for møter, e-poster og notater.
Hele aktivitetstidslinjen din blir komprimert til ett enkelt tidspunkt - dagen du kjørte importen.
Tenk på hva det betyr for salgsteamet ditt.
De åpner en kontaktoppføring, og i stedet for å se en kronologisk tidslinje over hver eneste interaksjon de siste tre årene, ser de en vegg av aktiviteter som alle er datert samme dag. Konteksten er borte. Historien om det kundeforholdet? Forflatet.
Dette ødelegger også rapporteringen. Alle rapporter som baserer seg på aktivitetsdatoer - som "gjennomsnittlig tid til avslutning", "dato for siste kontakt" eller "engasjementsfrekvens" - vil vise meningsløse tall fordi alle historiske aktiviteter ser ut til å ha skjedd på en migreringsdag.
Når det gjelder selve CRM-dataene (selskaper, kontakter, avtaler), kan CSV-import håndtere de grunnleggende feltene. Men selv der støter du på begrensninger når du skal håndtere assosiasjoner.
HubSpots CSV-import kan koble kontakter til selskaper, men den kan ikke etablere alle de nyanserte assosiasjonene - som primære kontaktetiketter, eller koble en bestemt aktivitet til både en kontakt og en avtale.
Hvis du vil at HubSpot-portalen skal gjenspeile hele historikken til kunderelasjonene dine, må du bruke HubSpot API.
API-et lar deg opprette poster med spesifikke tidsstempler. Når du oppretter et engasjement (en samtale, et møte, en e-post eller et notat) via API-et, kan du angi nøyaktig dato og klokkeslett for når det opprinnelig fant sted.
En samtale som ble logget 15. mars 2022 kl. 14:30 i SuperOffice, vil vises som akkurat det i HubSpot.
Dette bevarer tidslinjen din. Selgerne dine kan åpne en kontakt og bla gjennom flere års interaksjonshistorikk, akkurat slik det skjedde. Rapportene dine fungerer fra dag én fordi dataene har de riktige datoene.
Slik ser en API-basert migreringsprosess vanligvis ut:
Før du skriver en eneste kodelinje, må du sette deg ned med representanter fra salg, markedsføring og den som administrerer SuperOffice-instansen din. Gå gjennom hvert eneste felt, hver eneste pickliste, hver eneste egendefinerte egenskap. Bestem hva som skal plasseres hvor - og hva som skal utelates.
Denne workshopfasen er kritisk. Det er her du oppdager at SuperOffice-feltet "Kategori" faktisk må deles inn i tre HubSpot-egenskaper, eller at bransjepicklisten din har 80 verdier som må konsolideres til 40.
Sett opp alle de egendefinerte egenskapene, picklisteverdiene, avtalestadiene og livssyklusstadiene du trenger før du importerer noe som helst. Opprett assosiasjonsetiketter (for eksempel "Primærkontakt"). Konfigurer stadiene i avtalepipelinen slik at de samsvarer med mappingen dere ble enige om.
Bruk SuperOffice API eller databasetilgang for å hente ut dataene dine i et strukturert format. Du vil vanligvis trekke ut selskaper først, deretter kontakter, så avtaler og til slutt aktiviteter - fordi hvert lag er avhengig av det foregående for å kunne assosieres.
Skriv migreringsskript som leser SuperOffice-dataene dine, transformerer dem i henhold til felttilordningene dine, og skyver dem inn i HubSpot via API-et.
Rekkefølgen er viktig: opprett selskaper, deretter kontakter (og knytt dem til selskaper), deretter avtaler (knyttet til kontakter og selskaper), og til slutt aktiviteter (knyttet til de riktige kontaktene, selskapene og avtalene).
For hver aktivitet setter du tidsstempelet til den opprinnelige SuperOffice-datoen. For hver avtale angir du opprettelsesdato, sluttdato og stadium basert på kartleggingslogikken din. For kontakter og selskaper angir du livssyklusstadiet basert på reglene du har definert.
Etter migreringen kjører du kontroller. Velg 20-30 poster av ulike typer og sammenlign dem med SuperOffice. Kontroller at aktivitetstidslinjen ser riktig ut, at assosiasjonene er riktige, og at feltverdiene er mappet riktig. Sjekk rapporteringspanelene for å sikre at tallene gir mening.
To anbefalte tilnærminger: Tilpasset API eller SuprSwitch
Så hvis CSV-import ikke er ideelt, hva bør du da bruke? Det finnes to solide veier.
Hvis du har interne utviklingsressurser - eller hvis du samarbeider med et HubSpot-partnerbyrå som har gjort SuperOffice-migreringer før - gir en tilpasset API-basert migrering deg maksimal kontroll.
Du skriver skript som er skreddersydd til akkurat din datamodell, felttilordninger og forretningslogikk. Dette er veien å gå hvis du har komplekse, tilpassede objekter, uvanlige datastrukturer eller svært spesifikke krav til hvordan dataene skal lande i HubSpot.
Kompromisset er tid og kostnader. Du bygger noe fra bunnen av, noe som betyr utviklingstimer, testing og feilsøking.
Hvis du vil hoppe over den tilpassede utviklingen, SuprSwitch er et spesialbygd migreringsverktøy som håndterer overføringer fra SuperOffice til HubSpot .
Det kobles direkte til begge plattformene og lar deg tilordne objekter, egenskaper og brukere gjennom et visuelt grensesnitt i stedet for kode.
Det som gjør det verdt å vurdere, er at det håndterer de tingene som vanligvis får folk til å snuble: brukermigrering (inkludert deaktiverte brukere med eierhistorikken intakt), assosiasjoner mellom selskaper, kontakter, avtaler og aktiviteter, og - noe som er kritisk - notater, samtaler, møter og oppgaver med de opprinnelige tidsstemplene bevart. Den validerer også alle migrerte poster i sanntid for å bekrefte at de har havnet riktig i HubSpot.
For team som ikke har interne utviklere eller ikke ønsker å bruke flere uker på tilpassede skript, kan SuprSwitch komprimere en migrering som normalt ville tatt 4-8 uker, til noen få dager. Du kan prøve en prøvemigrering gratis for å se hvordan dataene dine kartlegges før du forplikter deg.
Uansett er prinsippet det samme: Bruk en metode som snakker med HubSpots API, slik at dine historiske datoer og assosiasjoner forblir intakte.
SuperOffice og HubSpot har ulik logikk for duplisering.
HubSpot dupliserer kontakter etter e-postadresse og selskaper etter domene. Hvis SuperOffice-dataene dine har kontakter uten e-postadresser, eller selskaper uten nettsteder, må du ha en strategi for å håndtere disse.
SuperOffice-installasjoner i Norden har ofte picklisteverdier på norsk. Disse må oversettes og i mange tilfeller konsolideres. Ikke bare gjør en 1:1-oversettelse - benytt anledningen til å rydde opp i verdier som har samlet seg opp gjennom årene.
SuperOffice-brukere må mappes til HubSpot-brukere. Sørg for at alle eiere av poster i SuperOffice har en tilsvarende bruker i HubSpot før migreringen, eller bestem deg for en standard eier for foreldreløse poster.
SuperOffice sporer samtykke og juridisk grunnlag for behandling. Sørg for at denne informasjonen overføres korrekt til HubSpots GDPR-felt, spesielt "Juridisk grunnlag for behandling av kontaktdata". Hvis dette blir feil, kan det få reelle konsekvenser for etterlevelsen.
Dokumenter og e-postvedlegg fra SuperOffice kan migreres som filer i HubSpot, men dette øker volumet og kompleksiteten i migreringen. Bestem på forhånd om du trenger alle historiske vedlegg eller bare metadataene.
For et mellomstort selskap (f.eks. 5 000-20 000 kontakter, noen tusen avtaler og et par års aktivitetshistorikk) kan du regne med at hele migreringsprosessen vil ta omtrent 4-8 uker:
Hvis du forhaster denne prosessen, ender du opp med ødelagte data og frustrerte salgsteam. Gi prosessen den tiden den trenger.
Det er fullt mulig å migrere fra SuperOffice til HubSpot - og for de fleste B2B-bedrifter i vekst er det verdt det. Men hvordan du migrerer betyr like mye som om du migrerer.
CSV-import kan virke raskere og billigere på forhånd, men du vil betale for det i form av tapte historiske data, ødelagte tidslinjer og rapporter som ikke forteller deg noe nyttig.
En API-basert migrering bevarer hele kundehistorikken din, holder aktivitetsstemplene intakte og gir teamet ditt en HubSpot-portal de faktisk kan stole på fra dag én.
Hvis du planlegger en SuperOffice-til-HubSpot-migrering og vil forsikre deg om at det blir gjort riktig, ta kontakt. Vi har hjulpet selskaper med å navigere i akkurat denne overgangen, og vi vet hvor de vanskelige tilfellene skjuler seg.