HubSpot-integrasjonen for SharePoint og OneDrive: Den komplette guiden

Tilbudene, kontraktene og prosjektfilene dine ligger i Microsoft 365. Kundedataene dine ligger i HubSpot.

Og i gapet mellom de to er det dokumenter blir borte.

HubSpot-integrasjonen for SharePoint og OneDrive tetter det gapet. Det er en app bygget av HubSpot som viser Microsoft 365-filer direkte på kontakter, selskaper, deals og tickets, og lar workflows opprette mapper, laste opp filer og koble til innhold automatisk.

I denne guiden lærer du hva integrasjonen gjør, hvordan du setter den opp, hvordan du bygger workflowene som fjerner den manuelle arkiveringen, og hvor grensene går i dag.

Hva er HubSpot-integrasjonen for SharePoint og OneDrive?

HubSpot-integrasjonen for SharePoint og OneDrive er en app bygget av HubSpot fra HubSpot Marketplace som lar deg legge ved, organisere og åpne Microsoft SharePoint- og OneDrive-filer fra CRM-oppføringer og automatisere filhåndtering med workflows.

Filene blir liggende i Microsoft 365. HubSpot lagrer en lenke og viser den i kontekst på oppføringen.

Det skillet er viktig. SharePoint-tillatelsene, versjonshistorikken og oppbevaringsreglene dine fungerer akkurat som før. HubSpot blir rett og slett stedet der teamet ditt finner riktig dokument i riktig øyeblikk.

Når integrasjonen er koblet til, legger den til to ting i portalen din:

1. Et SharePoint og OneDrive-kort i høyre sidepanel på kontakter, selskaper, deals, tickets og andre oppføringer.
2. Seks workflow-handlinger: opprett mappe, last opp fil og koble til element, hver tilgjengelig for både SharePoint og OneDrive.

Kortet på oppføringen fungerer på alle HubSpot-planer. Workflow-handlingene krever et Professional- eller Enterprise-abonnement, for det er der HubSpot workflows hører hjemme.

Hvorfor glir dokumenter og CRM-oppføringer fra hverandre?

Dokumenter og CRM-oppføringer glir fra hverandre fordi hver fase i en deal produserer filer, og hvert team lagrer dem på et litt annet sted uten noen lenke tilbake til oppføringen.

Slik pleier det å gå.

Salg skriver et tilbud i OneDrive. Kundeansvarlig ferdigstiller kontrakten i et SharePoint-bibliotek. Etter signering oppretter leveranseteamet en prosjektmappe et helt annet sted igjen.

Tre måneder senere overtar en ny CSM kontoen og bruker en time på å lete etter den signerte avtalen.

Inntil nylig var løsningen mellomvare som Make, Zapier eller n8n, eller en tredjeparts filapp fra HubSpot Marketplace. De gir fortsatt mening for komplekse flyter.

Men for hverdagsbehovet («legg denne kundens dokumenter der de hører hjemme, og vis dem på oppføringen») håndterer HubSpot det nå selv.

Hva kan du gjøre med integrasjonen?

Du kan legge ved Microsoft 365-innhold på hvilken som helst oppføring manuelt, og du kan automatisere tre ting med workflows: opprette mapper, laste opp filer og koble til eksisterende innhold.

La oss se på hver av dem.

Legg ved SharePoint- og OneDrive-innhold på hvilken som helst oppføring

Fra SharePoint og OneDrive-kortet kan du bla i eller søke i Microsoft 365 og koble en fil eller mappe til oppføringen med noen få klikk.

Når koblingen er på plass, kan alle med tilgang åpne filen i Microsoft med ett klikk eller kopiere en delingslenke.

To praktiske detaljer:

• Du kan legge ved inntil 20 elementer per oppføring.
• Mapper teller som ett element, så én godt organisert kundemappe dekker som regel alt.

Opprett mapper automatisk med workflows

Handlingene «Create folder in SharePoint» og «Create folder in OneDrive» oppretter en mappe i det øyeblikket en CRM-hendelse skjer.

Deal opprettet. Fase endret. Selskap ble kunde. Ticket opprettet. Enhver workflow-trigger fungerer.

Du setter mappenavnet med tokens fra oppføringen (for eksempel navnet på tilknyttet selskap pluss dealnavnet) og velger hvor den havner: roten av et dokumentbibliotek eller en drive, eller inne i en bestemt mappe.

Fordi navnekonvensjonen ligger i workflowen og ikke i hodet på noen, får hver kunde samme mappestruktur.

Last opp filer automatisk med workflows

Handlingene «Upload file to SharePoint» og «Upload file to OneDrive» tar en fil som ligger i en filegenskap i HubSpot, og sender den til en Microsoft 365-mappe.

Det klassiske eksempelet er en signert kontrakt. Den kommer tilbake via e-signatur eller et skjema, lander i en filegenskap på dealen, og workflowen legger en kopi i kundens SharePoint-mappe. Ingen laster ned og laster opp på nytt.

Koble til eksisterende innhold med workflows

Handlingene «Link SharePoint item» og «Link OneDrive item» legger ved innhold som allerede finnes, på oppføringen som utløste workflowen.

For OneDrive er det en fil eller mappe. For SharePoint kan du koble til et helt område, et dokumentbibliotek eller en bestemt mappe eller fil.

Dette er handlingen som håndterer skala. Har du allerede et kundeområde per konto, kan du legge det ved hver matchende selskapsoppføring i én bulk-innrullering i stedet for å klikke deg gjennom hundrevis av oppføringer.

Å sette opp denne typen dokumentautomatisering er noe Superwork gjør for B2B-team hver uke. Book en konsultasjon om HubSpot workflows og integrasjoner med Superwork hvis du heller vil ha mappestrukturen, navnekonvensjonene og workflowene designet og bygget for deg.

Hvordan setter du opp HubSpot-integrasjonen for SharePoint og OneDrive?

Å sette opp HubSpot-integrasjonen for SharePoint og OneDrive tar fire steg: aktiver betaen, installer appen fra HubSpot Marketplace, koble til Microsoft 365-kontoen din, og legg kortet til i oppføringsoppsettene dine.

Her er hvert steg i detalj.

Steg 1: Aktiver betaen for kontoen din

En Super Admin må aktivere den offentlige betaen Microsoft OneDrive & SharePoint File Integration for HubSpot Records under produktoppdateringer i innstillingene i HubSpot-kontoen din.

Før det er gjort, oppfører ikke appen seg slik den er beskrevet her. Vi oppdaterer dette innlegget når integrasjonen blir allment tilgjengelig.

Steg 2: Installer appen fra HubSpot Marketplace

1. Klikk på Marketplace-ikonet i toppmenyen i HubSpot.
2. Søk etter Microsoft SharePoint and OneDrive og åpne appsiden.
3. Klikk på Install.
4. Velg om du vil koble til SharePoint, OneDrive eller begge.
5. Klikk på Connect.

Du kan starte med den ene og legge til den andre senere under Settings → Integrations → Connected Apps → Microsoft SharePoint and OneDrive → Settings → Manage connections.

Steg 3: Logg inn i Microsoft 365 og autoriser HubSpot

Følg innloggingen på skjermen for å autorisere HubSpot mot Microsoft 365-kontoen din.

Det er her de fleste forsinkelser i oppsettet skjer, så vit to ting på forhånd.

Det er en app på brukernivå. Hver person som skal bruke den, kobler til med sin egen HubSpot-innlogging og sin egen Microsoft 365-konto. Det finnes ingen felles admin-tilkobling som dekker hele teamet. Planlegg en kort utrulling slik at alle selgere og CSM-er kobler til samme dag, og sjekk at de har App Marketplace-tillatelsen (eller har bedt om apptilgang).

Microsoft 365-administratoren din må kanskje gi samtykke for hele tenanten. Hvis IT-teamet ditt styrer appsamtykke stramt (det gjør de fleste mellomstore og store tenanter), send dem forespørselen før utrullingen, ikke etter at den første personen møter en samtykkefeil.

Steg 4: Legg kortet til i oppføringsoppsettene dine

Kortet dukker ikke opp av seg selv.

En Super Admin, eller en bruker med tillatelsen Customize record page layout, må legge til Microsoft SharePoint og OneDrive-kortet i høyre sidepanel på hver oppføringstype du vil ha det på. Deals og selskaper som et minimum; kontakter og tickets hvis service eller kundeansvarlige skal bruke det.

Når kortet er på plass, kan enhver tilkoblet bruker:

1. Åpne en oppføring og finne Microsoft SharePoint and OneDrive-kortet i høyre sidepanel.
2. Klikke på + Add.
3. Bla eller søke etter en fil eller mappe.
4. Velge den og klikke på Confirm.

Elementet vises nå på kortet, klart til å åpnes i Microsoft.

Hvordan automatiserer du dokumentarkivering med HubSpot workflows?

Du automatiserer dokumentarkivering ved å bygge tre workflows som treffer øyeblikkene der dokumenter betyr noe: opprett en mappe når en deal starter, last opp den signerte kontrakten når den lukkes, og koble til kundens område når selskapet blir kunde.

Her er mønsteret vi anbefaler for en typisk B2B-prosess fra salg til leveranse.

Workflow 1: Opprett kundemappen når en deal opprettes

Trigg på at en deal opprettes, eller på fasen der tilbudet først sendes, hvis du helst ikke vil opprette mapper for hver tidlige mulighet.

Legg til handlingen Create folder in SharePoint:

1. Velg Microsoft-kontoen.
2. Sett mappenavnet med tokens fra oppføringen, for eksempel navnet på tilknyttet selskap pluss dealnavnet.
3. Sett destinasjonen til roten av dokumentbiblioteket for kunder, eller en «Clients»-mappe inne i det.

En rask kommentar om navngiving. Velg en konvensjon som sorterer godt, og som leveranseteamet ditt kjenner igjen om et år. Selskapsnavn først, deretter dealnavn eller årstall, fungerer for de fleste team. Ikke legg dealfasen i mappenavnet: faser endrer seg, og mapper døper ikke om seg selv.

Workflow 2: Arkiver den signerte kontrakten når dealen lukkes

Trigg på at dealfasen er Closed Won.

Legg til handlingen Upload file to SharePoint:

1. Sett CRM-objektet til Deal.
2. Velg filegenskapen som inneholder den signerte avtalen.
3. Sett destinasjonen til mappen som ble opprettet i workflow 1.

Hvis begge handlingene ligger i samme workflow, kan opplastingshandlingen bruke mappe-ID-en fra opprett mappe-handlingen. Ligger de i hver sin workflow, bruker du mappens delingslenke som destinasjon.

Workflow 3: Koble kundeområdet til selskapsoppføringen

Trigg på at selskapets livssyklusfase er kunde, eller kjør den én gang som en bulk-innrullering over den eksisterende kundelisten din.

Legg til handlingen Link SharePoint item:

1. Sett CRM-objektet til Company.
2. Sett vedleggstypen til Site eller Document library.
3. Pek den mot kundens område.

Hver kundeansvarlig som åpner selskapsoppføringen, ser nå leveranseteamets arbeidsområde ett klikk unna.

Hvis prosessen din har flere bevegelige deler (egne mapper per produktlinje, regionspesifikke biblioteker, en overlevering fra HubSpot til et prosjektverktøy), snakk med Superwork om å designe dokumentautomatiseringen din i HubSpot. Vi kartlegger prosessen først, og bygger deretter workflowene slik at de holder når teamet vokser.

Hva er begrensningene i integrasjonen?

De viktigste begrensningene er at kun OneDrive for Business støttes, at hver bruker må koble til individuelt, at en oppføring maks kan ha 20 koblede elementer, at workflow-handlingene krever Professional eller Enterprise, og at appen fortsatt er i beta.

Når trenger du fortsatt et tredjepartsverktøy?

Du trenger fortsatt et tredjepartsverktøy når du vil ha filmetadata synkronisert inn i HubSpot-egenskaper, dokumenter generert fra maler, en SharePoint-mappe overvåket for nye filer, eller toveis synkronisering.

Den innebygde integrasjonen dekker å legge ved, opprette, laste opp og koble til. Resten gjør den ikke.

Et vanlig oppsett er å bruke den innebygde integrasjonen for synlighet på oppføringsnivå og standardworkflowene for mapper og kontrakter, og legge til en mellomvareflyt (Make, Zapier, n8n) kun for de få spesialtilfellene som trenger det.

Det holder hverdagsopplevelsen inne i HubSpot, samtidig som du begrenser hvor avhengig du blir av eksterne verktøy.

Ofte stilte spørsmål

Kopierer integrasjonen filer inn i HubSpot?

Nei. Filene blir i SharePoint eller OneDrive, og HubSpot lagrer en lenke som vises på oppføringen. Microsofts tillatelser og versjonshistorikk gjelder fortsatt. Det ene unntaket er workflow-handlingen for opplasting, som sender en kopi av en HubSpot-fil til Microsoft 365, ikke motsatt vei.

Hvilke HubSpot-planer inkluderer SharePoint og OneDrive-integrasjonen?

Appen og kortet på oppføringer er tilgjengelige i alle HubSpot-produkter og på alle planer. Workflow-handlingene for å opprette mapper, laste opp filer og koble til elementer krever et Professional- eller Enterprise-abonnement.

Kan jeg koble til bare OneDrive, eller bare SharePoint?

Ja. Under installasjonen velger du én av dem eller begge, og du kan legge til den andre senere under Settings → Integrations → Connected Apps.

Må alle brukere koble til sin egen Microsoft-konto?

Ja. Det er en app på brukernivå, så hver HubSpot-bruker logger selv inn i Microsoft 365. Det finnes ingen tenant-dekkende tilkobling gjort av en admin.

Kan workflows opprette nestede mapper?

Ja. En opprett mappe-handling kan ha en bestemt mappe som destinasjon, inkludert en mappe som ble opprettet tidligere i samme workflow, så du kan kjede handlinger for å bygge en kundemappe med faste undermapper.

Fungerer det med personlig OneDrive?

Nei. Kun OneDrive for Business-kontoer i en Microsoft 365-tenant støttes.

Slik får du mest mulig ut av den

HubSpot-integrasjonen for SharePoint og OneDrive er aldri bedre enn mappestrukturen og workflow-designet bak den.

Team som får verdi fra dag én, gjorde som regel tre ting først: ble enige om en navnekonvensjon, bestemte hvilke oppføringer som skal få en mappe og når, og rullet ut brukertilkoblingen planmessig i stedet for å håpe at folk fant kortet på egen hånd.

Vil du ha det gjort skikkelig, book en konsultasjon om HubSpot workflows og integrasjoner med Superwork. Vi går gjennom hvordan dokumentene dine flyttes i dag, designer mappe- og workflow-strukturen, og bygger den i portalen din slik at hver kundeoppføring har dokumentene sine akkurat der teamet ditt forventer å finne dem.

Kilde: HubSpot Knowledge Base, Add and use Microsoft SharePoint and OneDrive files in HubSpot.