ChatGPT + HubSpot: fra pipelinegjennomgang til forberedt oppfølging

Når du bør bruke den

Mandag morgen, full pipeline og flere møter foran deg. Du vil ha en kort, dokumentert arbeidsliste i stedet for å bla gjennom dealvisninger, et møtenotat bygget på det teamet allerede har loggført, og neste handling registrert i HubSpot uten å forlate samtalen. Krever den offisielle HubSpot-appen koblet til ChatGPT med lesetilgang til deals og aktiviteter; den tredje prompten trenger også tilgang til å opprette oppgaver.

Prompt 1: finn dealene som trenger oppmerksomhet

Gi den en pipeline, et tidsrom for forventet lukking og en tydelig definisjon av hva som er forsømt. Å be om lenker til postene og antall poster som ble sjekket, er det som gjør svaret etterprøvbart: åpne én sitert deal og sammenlign feltene før du stoler på listen.

Bruk HubSpot-koblingen og gå gjennom åpne deals i [PIPELINE] med forventet lukking mellom [STARTDATO] og [SLUTTDATO]. Finn deals uten loggført aktivitet de siste 14 dagene eller uten registrert neste steg. Vis inntil fem, sortert etter lukkedato, med eier, beløp og valuta, lukkedato, dato for siste aktivitet, neste steg og en lenke til posten for hver. Forklar prioriteringen ut fra disse faktaene alene. Oppgi hvor mange poster du sjekket og eventuelle begrensninger i hentingen. Hvis færre enn fem deals passer, si det i stedet for å fylle på listen. Gjør ingen endringer i HubSpot.

Prompt 2: forbered deg på én deal

Velg én kunde fra listen og be om kontinuitet: hva som ble lovet, hva kunden sa var prioriteringene sine, hva som fortsatt står åpent. Å holde bekreftede fakta adskilt fra hull er forskjellen på et notat og en gjetning.

For [SELSKAP] og dealen [DEALNAVN], lag et kort møtenotat basert på HubSpot-postene og den loggførte aktiviteten fra de siste 90 dagene som du har tilgang til. Ta med: personene som er involvert og rollene deres der de er registrert, dokumenterte mål, åpne spørsmål, løfter gitt av begge parter, og tre spørsmål å stille i neste samtale. Lenk til dokumentasjonen for hvert punkt. Sett bekreftede fakta og manglende informasjon under hver sin overskrift. Skriv deretter et kort utkast til oppfølgings-e-post her i chatten som viser til noe konkret fra historikken. Ikke send noe, og ikke endre noen poster.

Prompt 3: legg neste steg tilbake i HubSpot

Sett koblingen til å spørre før den gjør endringer. Sjekk eier, frist og tilknytning til dealen i forslaget, godkjenn det, og åpne den lagrede oppgaven i HubSpot for å bekrefte.

Forbered én HubSpot-oppgave for dealen [DEALNAVN]. Emne: [EMNE, f.eks. Avklar implementeringskrav før tilbudet]. Eier: [EIERNAVN]. Frist: [DATO OG KLOKKESLETT, MED TIDSSONE]. Knytt den til denne dealen. Vis meg hele den foreslåtte oppgaven for gjennomgang, og vent på min godkjenning før du oppretter den. Returner lenken til oppgaven etterpå.

Slik bruker du den

1. 1Koble den offisielle HubSpot-appen til ChatGPT (Super Admin i HubSpot godkjenner tilgangen) og sett den til å spørre før den gjør endringer.
2. 2Kjør prompt 1 med det faktiske pipelinenavnet og tidsrommet ditt. Åpne én sitert deal og sammenlign feltene før du handler på listen.
3. 3Kjør prompt 2 for én deal fra listen. Sjekk notatet mot en kilde, og bruk e-postutkastet som et utgangspunkt, ikke en ferdig versjon.
4. 4Kjør prompt 3, gå gjennom den foreslåtte oppgaven, godkjenn den, og åpne den lagrede oppgaven i HubSpot.

Tips

• Navngi pipelinen og gi et tidsrom hver gang. Vage forespørsler gir vage lister som ikke kan etterprøves.
• Rangeringen er ikke bedre enn kriteriene du ga. Behandle den som en arbeidsliste du går gjennom, ikke en dom.
• En e-post loggført som aktivitet er ikke en sendt e-post. Behold sendingen i egne hender.
• Hvis en nyere funksjon mangler, kan det hende administratoren må godkjenne flere tilganger. Koble til på nytt etterpå.

Relaterte ressurser