ChatGPT + HubSpot: finn problemet bak sakene

Når du bør bruke den

En serviceleder har to spørsmål: hvilke kunder trenger oppmerksomhet nå, og hvilket gjentakende problem bør fikses slik at færre kunder trenger å ta kontakt. Promptene jobber ut fra sakdataene koblingen kan hente. Tilgangen til engasjementer kan være begrenset, for eksempel når Sensitive Data er aktivert i kontoen, så begge promptene ber modellen oppgi hva den har hatt tilgang til.

Prompt 1: grupper gjentakende problemer og list opp åpne prioriteter

Definer pipelinen og perioden. Gruppering etter kategori og beskrivelse gir servicelederen et konkret spørsmål: er et onboarding-steg uklart, er noe ødelagt, eller kommer kundene med feil forventninger? Hvert svar leder et annet sted: en hjelpeartikkel, en endring i onboardingen eller en produktfiks.

Bruk HubSpot-koblingen og gå gjennom saker opprettet i [SUPPORT-PIPELINE] mellom [STARTDATO] og [SLUTTDATO]. Grupper gjentakende problemer ut fra de tilgjengelige sakskategoriene og beskrivelsene. For hver gruppe viser du antall, to eller tre representative lenker til saker, og hvor mange saker i gruppen som fortsatt er åpne. List separat opp inntil fem åpne saker med høy prioritet i den pipelinen, inkludert eldre saker, med eier og alder i dager. Oppgi hvor mange poster du gikk gjennom, hvilke felt som manglet, og eventuelle begrensninger i hentingen. Hvis samtaler eller engasjementer på sakene ikke er tilgjengelige, si det og jobb kun ut fra sakenes egenskaper. Ikke svar på noen sak, og ikke oppdater noen post.

Prompt 2: forbered en overlevering for én sak

Dette hjelper neste person med å forstå hvor saken står uten å be kunden forklare alt på nytt. Sjekk kildene før du antar at oppsummeringen dekker hver eneste kundemelding.

For saken [SAKS-ID ELLER EMNE], oppsummer det rapporterte problemet, den dokumenterte feilsøkingen så langt, nåværende status og spørsmålene som fortsatt er ubesvart, kun ut fra HubSpot-informasjonen du har tilgang til. Skriv et internt overleveringsnotat med neste handling å vurdere, og hvorfor. Lenk til kildene for hvert punkt. Ikke finn på en løsning, ikke skriv et svar til kunden, og ikke endre saken.

Slik bruker du den

1. 1Kjør prompt 1 med navnet på support-pipelinen din og en periode på to til fire uker. Åpne én eksempelsak per gruppe for å bekrefte at grupperingen gir mening.
2. 2Velg det gjentakende problemet med flest åpne saker, og bestem hvem som undersøker årsaken.
3. 3Kjør prompt 2 for én åpen sak med høy prioritet, og gi notatet til eieren.
4. 4Del gjentakende misforståelser fra før salget med markedsavdelingen; de hører hjemme i innholdet dere lager neste gang.

Tips

• Merk omfanget. Hvis koblingen ikke kan se samtalene, er oppsummeringen bygget på egenskaper, og leseren bør vite det.
• Ikke la modellen løse noe. Jobben dens er å organisere det som er registrert, slik at et menneske kan handle.
• Kjør grupperingsprompten fast, for eksempel månedlig, og sammenlign gruppene over tid.

Relaterte ressurser