Mestre HubSpot Workflows: Automatiser prosessene dine effektivt

Er du lei av at rutineoppgaver trekker deg bort fra strategien?

Denne guiden viser deg hvordan du automatiserer repeterende prosesser med HubSpot Workflows.

Se for deg et system der oppfølginger, dataoppdateringer og varsler skjer automatisk – ikke bare i markedsføring, men på tvers av salg og kundeservice.

Med HubSpot Workflows får du en verktøykasse som sparer tid, reduserer feil og samkjører alle team uten manuelt arbeid. La oss dykke ned i hvordan du får HubSpot Workflows til å jobbe for deg.

• Hva er HubSpot Workflows?
• De reelle fordelene med automatisering
• Typer HubSpot workflows
• Slik lager du en HubSpot workflow
• Eksempler på effektive HubSpot workflows
• Avanserte tips for å optimalisere workflows

Hva er HubSpot Workflows?

Tenk på HubSpot Workflows som en kraftig assistent som alltid er på vakt, og som hjelper deg å automatisere viktige prosesser slik at du kan fokusere på det store bildet.

Workflows handler ikke bare om å spare tid; de er et verktøy for å holde kommunikasjonen konsistent, dataene organisert og responsen rask gjennom hele kundereisen.

Med HubSpot Workflows kan du bygge «hvis-dette-så-det»-sekvenser som utløser handlinger basert på spesifikke betingelser – for eksempel at en kontakt fyller ut et skjema eller besøker en side med høy kjøpsintensjon.

Her er et lite innblikk i hva workflows kan automatisere for deg:

1. Send e-poster automatisk til riktig tid: Utløs e-poster akkurat når de er mest relevante, for eksempel etter en skjemainnsending eller et besøk på prissiden.

2. Hold dataene oppdaterte og nøyaktige: Juster kontakt- eller selskapsegenskaper automatisk slik at dataene dine holder seg oppdaterte uten manuell inntasting.

3. Tildel oppgaver til teamet ditt: Tildel oppgaver automatisk til riktige teammedlemmer, slik at kritiske handlinger ikke glipper.

4. Koble til andre verktøy du bruker: Synkroniser HubSpot med plattformer som Slack, Salesforce eller egne API-er for å skape sømløse integrasjoner.

De reelle fordelene med automatisering

Fordelene med workflows går lenger enn bare å effektivisere daglige oppgaver.

Fullt utnyttet kan automatisering forbedre organisasjonens dataflyt og kommunikasjon på tvers av avdelinger – og til og med hjelpe deg å fange opp kjøpere med høy intensjon.

La oss se på kjernefordelene:

1. Reduser manuelle feil:

Automatisering minimerer sjansen for menneskelige feil og holder dataene dine konsistente og nøyaktige.

Dette er spesielt nyttig i større team der datakvalitet er avgjørende for smidig drift.

2. Kommuniser når det betyr mest:

Med riktige utløsere kan du sende personlige e-poster eller oppfølginger, øke engasjementet og skape en bedre kundeopplevelse.

En workflow kan for eksempel sende en tilpasset e-post etter at en potensiell kunde besøker prissiden, slik at du tar kontakt på riktig tidspunkt.

3. Styrk koordineringen i teamet:

Workflows sørger for effektiv informasjonsflyt mellom avdelinger.

Når et lead er kvalifisert, varsles for eksempel salg automatisk, og når en avtale lukkes, sendes detaljene til customer success for onboarding.

4. Fang opp handlinger med høy kjøpsintensjon:

Spor nøkkelatferd som besøk på verdifulle sider (f.eks. prissiden), og be salgsteamet ta kontakt med interesserte prospekter – det gir bedre sjanser for konvertering.

5. Sentraliser data og oppgaver:

Workflows organiserer alt og gjør rapportering og sporing av kundeinteraksjoner enklere og mer effektivt. De skaper et knutepunkt for synkronisert aktivitet på tvers av avdelinger.

Typer HubSpot workflows

Med HubSpot Workflows har du en rekke automatiseringsmuligheter som kan utgjøre en forskjell i hele virksomheten – ikke bare i markedsføringen.

Tenk på workflows som en måte å forenkle repeterende oppgaver på og fokusere på strategi, enten det gjelder salg, support eller drift.

Riktig brukt sparer workflows tid, øker lønnsomheten og forbedrer datakvaliteten. Her er en oversikt over hovedtypene workflows og hvordan de kan støtte dine spesifikke mål.

Standard-workflows

Standard-workflows er førstevalget for gjentakende handlinger som krever fleksibel timing.

Disse workflowene utløses av en kontakts aktivitet – som å fylle ut et skjema eller besøke en bestemt side – og er ideelle for løpende kampanjer eller pågående oppgaver.

1. Markedsføring: Følg automatisk opp med en e-post hver gang et nytt lead fyller ut et skjema, slik at engasjementet holdes relevant og tidsriktig.

2. Salg: Varsle salgsteamet umiddelbart når et prospekt besøker en nøkkelside, som prissiden, som viser at de er klare for tettere dialog.

Workflows med fast dato

Workflows med fast dato dreier seg om spesifikke kalenderdatoer og er perfekte for tidssensitive aktiviteter, som arrangementspåminnelser eller kampanjer.

Denne typen workflow er svaret på gjentakende kampanjer eller arrangementer som krever engasjement til riktig tid.

1. Markedsføring: Planlegg kampanjer rundt høytider eller årsslutt-tilbud for å ligge i forkant av sesongtrender.

2. Salg: Sett opp automatiske påminnelser om kontraktsfornyelser og behold verdifulle kunder.

3. Drift: Bruk workflows til å håndtere samsvarsoppdateringer i hele selskapet, med påminnelser i god tid om opplæringsfrister eller policygjennomganger.

4. Kundeservice: Workflows med fast dato lar deg planlegge oppfølginger med faste intervaller – for eksempel 30, 60 eller 90 dager etter registrering – slik at kundene føler seg ivaretatt hele veien.

Egenskapsbaserte workflows

Er personalisering fokuset ditt, lar egenskapsbaserte workflows deg melde inn kontakter basert på spesifikke attributter, som bransje eller stillingstittel.

Ved å skreddersy budskapet etter disse attributtene gjør du kommunikasjonen mer relevant og virkningsfull.

1. Markedsføring: Send innhold som treffer mottakerens bransje eller selskapsstørrelse, slik at hver interaksjon blir personlig.

2. Salg: Engasjer automatisk leads med høyt potensial ved å sette utløsere basert på lead score eller stillingstittel.

3. Customer success: Effektiviser fornyelsesprosessen ved å planlegge påminnelser basert på kontraktsdatoer eller produktbruk.

Velg riktig workflow-type for målene dine

Riktig workflow-type avhenger av hva du ønsker å oppnå.

Vil du pleie leads med høy kjøpsintensjon? Bruk en standard-workflow utløst av nettstedsaktivitet, som besøk på prissiden.

For kampanjer knyttet til en bestemt dato sørger workflows med fast dato for at budskapet treffer nøyaktig etter planen.

Er personlig kommunikasjon avgjørende, hjelper egenskapsbaserte workflows deg å skreddersy hver interaksjon etter målgruppens unike attributter.

Slik lager du en HubSpot workflow

Å sette opp en workflow i HubSpot er enkelt. Disse stegene gir deg en effektiv workflow skreddersydd til virksomhetens unike mål og prosesser.

Steg 1: Velg riktig workflow-type

Tenk over hovedmålet med workflowen. Skal du følge opp leads basert på handlingene deres? Da kan en standard-workflow være ideell.

Kjører du en kampanje rundt en bestemt dato? Da velger du en workflow med fast dato.

En egenskapsbasert workflow er det beste valget hvis du skal skreddersy budskap basert på kontaktens informasjon, som bransje eller rolle.

Steg 2: Sett innmeldingsutløsere

Bestem deretter hva som skal utløse at en kontakt meldes inn i workflowen. HubSpot lar deg sette enten manuelle eller automatiske utløsere, avhengig av workflowens formål.

Automatiske utløsere sparer tid og sikrer at kontakter legges til i workflowen konsekvent, uten manuelt arbeid.

For en lead nurturing-workflow kan du for eksempel sette en innmeldingsutløser som legger til kontakter når de laster ned lukket innhold eller fyller ut et skjema på nettstedet ditt.

Steg 3: Definer handlinger og forsinkelser

Deretter skisserer du handlingene workflowen skal utføre, og eventuelle forsinkelser mellom dem.

HubSpot Workflows lar deg velge mellom en rekke handlinger:

• Send e-poster: Planlegg e-poster som leder leads gjennom kjøpsprosessen.
• Oppdater kontaktinformasjon: Juster kontaktegenskaper automatisk basert på interaksjoner, slik at dataene holdes ferske.
• Tildel oppgaver: Sørg for at teamet alltid følger opp, ved å tildele oppgaver i riktig øyeblikk.
• Legg til forsinkelser: Legg inn naturlige pauser mellom handlinger, som to dagers mellomrom mellom e-poster, slik at interaksjonene føles tidsriktige og lite påtrengende.
• Forgreningslogikk: Vil du at workflowen skal følge ulike stier avhengig av kontaktens handlinger? Bruk «If/Then»-grener for å legge til betinget logikk som tilpasser seg atferden deres.

Steg 4: Konfigurer workflow-innstillinger for kontroll og presisjon

Til slutt justerer du innstillingene for å sikre at workflowen kjører smidig og når målene dine. Her er noen alternativer å vurdere:

• Gjeninnmelding: Velg om kontakter kan meldes inn i workflowen på nytt under bestemte betingelser.
• Kun virkedager: For workflows som involverer menneskelige oppgaver, kan du sette handlinger til kun å skje på virkedager.
• Ekskluderingslister: Ekskluder kontakter eller lister for å sikre at workflowen treffer riktig målgruppe.

Følger du disse stegene, ligger alt til rette for en smidig workflow-opplevelse.

Hvert steg bidrar til at workflowen kjører som tiltenkt, og at teamet og kontaktene dine får sømløse, tidsriktige interaksjoner.

Eksempler på HubSpot workflows

La oss utforske praktiske måter å automatisere vanlige forretningsprosesser på med workflows.

Disse eksemplene dekker ulike avdelinger og viser hvordan workflows kan effektivisere aktiviteter innen markedsføring, salg og kundeservice.

Automatiser oppfølgingssekvenser for salg

Sett opp en workflow som automatiserer oppfølgings-e-poster til leads som er interessert i tilbudene dine.

Når et lead besøker en nøkkelside, som prissiden, eller laster ned en produktguide, kan denne workflowen utløse personlige oppfølgings-e-poster som holder engasjementet ved like.

Reaktiver inaktive leads

En reaktiverings-workflow retter seg mot kontakter som har blitt stille.

Hvis noen for eksempel ikke har engasjert seg på tre måneder, får de en e-post med oppdaterte ressurser som vekker interessen på nytt.

Synkroniser med Salesforce for konsistente data på tvers av plattformer

Synkroniser data mellom HubSpot og Salesforce med egendefinerte URL-er for å holde begge plattformene oppdaterte, slik at alle i teamet har den nyeste informasjonen.

Utløs handlinger basert på lead score

Automatiser varsler om lead scoring slik at salgsteamet blir varslet og raskt kan følge opp høyt kvalifiserte leads når en kontakt når en viss terskel.

Automatiser leadfordeling basert på kriterier

Bruk kriterier som geografisk region, bransje eller selskapsstørrelse til å fordele leads til riktig selger og sikre en skreddersydd opplevelse.

Flertrinns lead nurturing for nye prospekter

Bygg en flertrinns workflow for nye leads som leverer innhold over tid og leder dem gjennom kjøpsreisen – fra bevissthet til beslutning.

Håndter kontakter med avviste e-poster eller avmeldinger automatisk

Fjern automatisk kontakter med avviste e-poster eller avmeldinger fra listene dine, slik at dataene holdes rene for mer effektive kampanjer.

Organiser webinarkampanjer

Håndter webinarkampanjer fra start til slutt, inkludert registreringsbekreftelser, påminnelser og takkemeldinger etter arrangementet.

Tildel oppfølgingsoppgaver til salg basert på leadatferd

Sett opp workflows som tildeler oppfølgingsoppgaver når leads utfører verdifulle handlinger, som å melde seg på en demo.

Segmenter kontakter automatisk etter livssyklusfase

Oppdater kontaktenes livssyklusfaser automatisk basert på engasjementet deres, slik at du holder oversikt over leads, kunder og muligheter.

Merk målkontoer for fokusert oppfølging

Merk kontakter som målkontoer for fokuserte account-based marketing-strategier, slik at du kan kommunisere strategisk og kontofokusert.

Datahygiene for kontaktegenskaper

Standardiser kontaktegenskaper, som stillingstittel eller selskapsstørrelse, slik at dataene forblir rene og enkle å filtrere.

Tildel eierskap for kontakter uten eier

Automatiser kontakttildeling slik at hver kontakt har en ansvarlig eier og ingen blir oversett.

Identifiser engasjerte målkontoer for umiddelbar handling

Avanserte tips for å optimalisere workflows

Når du har mestret grunnleggende workflows, er det på tide å gå løs på avanserte taktikker.

Disse strategiene hjelper deg å optimalisere hver workflow og sikre effektivitet, virkning og samsvar med forretningsmålene dine.

1. Bruk personaliseringstokens for større engasjement

Gjør hver interaksjon personlig ved å bruke personaliseringstokens som setter inn kontaktdetaljer som navn eller selskapsnavn i workflows.

2. Legg til strategiske forsinkelser for naturlig flyt
Forsinkelser mellom handlinger får interaksjonene til å føles naturlige og gir kontaktene tid til å engasjere seg i ett budskap før det neste.

3. Spor workflow-mål for å måle suksess
Sett mål for å måle workflow-ytelse, som skjemainnsendinger eller fremgang i livssyklusfaser.

4. Test workflows grundig før lansering
Test workflows med testkontakter for å sikre at de kjører smidig – sjekk e-postutløsere, forsinkelser og forgreningslogikk.

5. Spar tid med workflow-maler
Bruk maler for workflows du lager ofte, som lead nurturing.

6. Regelmessig vedlikehold holder automatiseringen relevant
Gjennomgå og oppdater workflows kvartalsvis for å sikre samsvar med forretningsmålene.

7. Bruk webhooks og Operations Hub for avanserte integrasjoner
Bruk webhooks til å koble workflows til eksterne verktøy, som CRM-er eller AI-verktøy.

Bruk workflows til å drive vekst

HubSpot Workflows kan transformere tilnærmingen din til automatisering – og hjelpe teamet ditt å legge manuelt arbeid bak seg og fokusere på det som virkelig betyr noe.

Ved å bygge workflows tilpasset dine behov effektiviserer du prosesser, styrker kommunikasjonen og sikrer konsistente, nøyaktige data på tvers av salg, markedsføring og kundeservice.

Nå er det på tide å ta i bruk HubSpot Workflows. Start med å gjennomgå dagens workflows eller lage nye som støtter forretningsmålene dine.

Med et gjennomtenkt oppsett og jevnlig oppfølging bygger du et system som synkroniserer hele organisasjonen.

Klar til å sette i gang? Kontakt oss for en personlig HubSpot-audit som får automatiseringsstrategien din på rett spor.