ChatGPT + HubSpot: 12 måter å bruke mindre tid på salgsadministrasjon

Når du bør bruke den

Du selger, og etter hver samtale venter administrasjonen: notater, en påminnelse, en oppdatering av dealen, en oppfølging. Før neste samtale starter forberedelsene på nytt. Promptene forutsetter at den offisielle HubSpot-appen er koblet til ChatGPT med tilgang til deals, kontakter og aktivitet. Hver prompt er avgrenset til én oppgave, ber om lenker til postene slik at du kan kontrollere svaret, og gjør enten ingen endringer eller viser den foreslåtte endringen før lagring. Bytt ut [KLAMMENE] med din egen deal, pipeline, eier og datoer.

1. Avslutt samtalen, avslutt administrasjonen

Gi den de grove notatene dine mens samtalen er fersk, og la den forberede notatet og oppfølgingsoppgaven samtidig. Sjekk tre ting før du godkjenner: fanget den opp samtalen, er det riktig deal, og har oppgaven riktig eier og frist.

Bruk HubSpot-koblingen og finn dealen [DEALNAVN]. Gjør disse samtalenotatene om til et kort notat: [LIM INN NOTATER]. Forbered én oppgave for å [OPPGAVE, f.eks. sende agenda for demoen], tildelt [EIERNAVN], med frist [DATO]. Knytt både notatet og oppgaven til denne dealen. Vis det foreslåtte notatet og oppgaven før du lagrer noe. Spør meg hvis noen detalj mangler.

2. Bestem hvem som trenger oppmerksomheten din i dag

Tjue åpne deals er ikke en plan. Gjør det om til et konkret spørsmål: nærmer seg lukkedato, har gått stille, eller mangler neste steg. Det nyttige er begrunnelsen bak hvert forslag.

Bruk HubSpot-koblingen og gå gjennom åpne deals eid av [EIERNAVN] i [PIPELINE], med forventet lukking mellom [STARTDATO] og [SLUTTDATO]. Finn inntil fem som trenger oppmerksomhet på grunn av nær lukkedato, ingen loggført aktivitet på 14 dager, eller manglende neste steg. Vis beløp og valuta, lukkedato, siste aktivitet, neste steg og en lenke til posten for hver. Forklar prioriteringen ut fra disse faktaene alene. Oppgi hvor mange poster du sjekket og eventuelle begrensninger i hentingen. Gjør ingen endringer.

3. Forbered deg til et møte uten å åpne fem faner

Fem minutter før samtalen kjenner du igjen selskapet, men ikke hvor du slapp. Be om mål, siste diskusjon, personene, åpne spørsmål og hva du lovet. Det siste er det viktigste.

Lag et møtenotat på én skjerm for [DEALNAVN] basert på tilgjengelige HubSpot-poster og aktivitet fra de siste 60 dagene. Ta med kundens uttalte mål, siste diskusjon, personene som er involvert, uavklarte spørsmål og løfter vi har gitt. Foreslå tre nyttige spørsmål til møtet. Lenk til dokumentasjonen og marker informasjon som mangler. Gjør ingen endringer.

4. Finn ut hvem andre som må involveres

En god kontakt som liker produktet er ikke en kjøpsbeslutning. Dette viser hvor du støtter deg på antakelser: en bruker uten budsjetteier, en kommersiell kontakt uten noen fra implementeringen.

For [SELSKAP], list opp de tilknyttede kontaktene, stillingstitlene deres, dokumenterte kjøpsroller og den siste tilgjengelige kontakten de har hatt med oss. Skill aktivitet på [DEALNAVN] fra annen aktivitet på kontoen. Identifiser kjøpsroller vi ikke har bekreftet. Ikke utled kjøpsmyndighet fra stillingstittel alene. Lenk til kildene og foreslå to spørsmål for å avklare beslutningsprosessen. Gjør ingen endringer.

5. Gi dealen som har stoppet opp et nyttig neste steg

Når en deal stopper opp, er det lett å opprette den samme oppgaven igjen: følg opp. Følge opp om hva? Se etter de uavklarte spørsmålene først, og skill bekreftede hindringer fra det CRM-et rett og slett ikke har registrert.

Gå gjennom [DEALNAVN] og den tilgjengelige aktiviteten. Oppsummer dokumenterte bekymringer, utestående løfter, krav til beslutningen og ubesvarte spørsmål. Skill bekreftede hindringer fra informasjon som mangler i CRM-et. Vis til dokumentasjonen. Foreslå tre spørsmål for å avklare hva som må skje videre. Gjør ingen endringer.

6. Skriv en oppfølging som viser at du fulgte med

I stedet for å rekonstruere samtalen fra en tom e-post, skriv utkastet fra dealposten. Sjekk at den gjenspeiler kundens prioritet, at løftet ditt er riktig og at neste steg er tydelig. Endre så alt som ikke høres ut som deg.

Skriv et utkast til oppfølgings-e-post til [KONTAKTNAVN] om [DEALNAVN], basert på tilgjengelig HubSpot-historikk og notater fra dealposten. Gjenspeil kundens viktigste prioritet, oppsummer løftet vårt og oppgi det avtalte neste steget. Hold den under 120 ord i en direkte, samtalepreget tone. Ikke finn på priser, løfter eller datoer. List opp alt jeg må bekrefte separat. Kun utkast; ikke send.

7. Gjenoppta en stille samtale med noe relevant

Før enda en påminnelse, se på hvorfor de var interessert og hva de sa om tidspunkt. Kanskje ba de deg komme tilbake etter et prosjekt. Kanskje ventet de på deg. Det krever ulike meldinger.

Gå gjennom [DEALNAVN] og den tilgjengelige aktiviteten. Oppsummer kundens opprinnelige behov, den siste meningsfulle utvekslingen og enhver dokumentert årsak til forsinkelse. Skriv et kort utkast til e-post til [KONTAKTNAVN] for å gjenoppta kontakten, forankret i disse faktaene. Ikke anta hvorfor de ikke har svart, og ikke finn på et nytt tilbud. Marker usikkerhet. Kun utkast; ikke send.

8. Fyll inn manglende dealinformasjon uten å dikte

Et utfylt felt er ikke automatisk bedre data. Dette finner hullene, leter etter dokumentasjon i aktiviteten og spør deg når det ikke finnes noen. Det du vil ha, er en post du kan komme tilbake til i morgen og forstå.

Finn inntil fem åpne deals eid av [EIERNAVN] i [PIPELINE] som mangler neste steg eller lukkedato. Vis lenker til postene. Se etter eksplisitt støtte i tilgjengelig aktivitet. Foreslå en verdi bare når den er dokumentert; ellers spør meg om hva som trengs. Ikke anslå datoer, og ikke finn på neste steg. Vis de foreslåtte oppdateringene for gjennomgang før lagring.

9. Forbered deg til pipelinegjennomgangen

Møt opp klar til å diskutere beslutninger, ikke til å huske samtaler. Det du bør fokusere på, er hvor du trenger hjelp: en teknisk kollega i en samtale, en beslutning om vilkår, et svar om implementering. Vil du vite hva som endret seg denne uken, trenger modellen historikk eller et tidligere øyeblikksbilde; dagens pipeline alene kan ikke fortelle det.

Lag et notat til pipelinegjennomgang for deals eid av [EIERNAVN] i [PIPELINE] for perioden [STARTDATO] til [SLUTTDATO]. Oppsummer nåværende status, dokumentert fremdrift, utestående løfter og neste handlinger. Rapporter endringer i fase eller beløp bare når tilgjengelig historikk eller et tidligere øyeblikksbilde jeg har gitt deg bekrefter dem; ellers beskriv kun nåværende status. Ta med hvor jeg kan trenge hjelp, støttet av postene. Lenk til kildene og oppgi begrensninger i hentingen. Gjør ingen endringer.

10. Finn en mersalgssamtale blant eksisterende kunder

Se etter en kobling mellom noe en kunde har fortalt deg og noe du kan hjelpe med, for eksempel et mål som aldri var del av det opprinnelige prosjektet. Resultatet er et kartleggingsspørsmål, ikke en prognose.

Gå gjennom [KUNDESEGMENT, f.eks. alle kunder med aktivt abonnement] for relevans for en mersalgssamtale om [TILBUD]. Bruk tilgjengelige selskapsegenskaper, dealhistorikk, produkter eller linjeelementer og dokumenterte kundemål. Foreslå inntil fem kontoer som er verdt å utforske, hver med dokumentasjonen, informasjonen som mangler og ett kartleggingsspørsmål. Ikke anta budsjett eller kjøpsintensjon. Oppgi hvilke poster som ble gjennomgått og begrensninger i hentingen. Gjør ingen endringer.

11. Kombiner CRM-historikken med undersøkelse av kunden

HubSpot forteller deg om relasjonen. Offentlige kunngjøringer forteller deg hva som endrer seg i virksomheten deres. Bruk dette for en viktig kunde der litt mer forberedelse gjør møtet bedre. Hold konfidensielle CRM-detaljer utenfor nettsøk.

Lag et kort kundenotat for [SELSKAP] basert på tilgjengelig HubSpot-historikk, nylige offentlige kunngjøringer fra selskapet og den vedlagte offentlige rapporten. Skill interne relasjonsfakta, daterte eksterne fakta og hypoteser. Oppgi kilder. Foreslå tre samtaleemner som er relevante for [TILBUD], med ett spørsmål for å teste hvert av dem. Ikke anta budsjett eller kjøpsintensjon. Hold konfidensielle CRM-detaljer utenfor offentlige nettsøk.

12. Lær noe nyttig av tapte deals

Hvis den samme bekymringen dukker opp igjen og igjen, kan det være noe i måten du selger på som er verdt å endre. Flere deals som nevner pris kan bety manglende budsjett, for stort omfang eller et billigere alternativ. Noen ganger kan ikke postene svare, og forbedringen er å stille bedre spørsmål når du taper.

Gå gjennom tapte deals i [PIPELINE] for perioden [STARTDATO] til [SLUTTDATO], basert på registrerte tapsårsaker og tilgjengelig støttende aktivitet. Grupper gjentakende temaer og vis antall innenfor postene som ble gjennomgått. Skill registrerte kundeårsaker, selgerens tolkninger og dine egne slutninger. Identifiser informasjon som mangler, og lenk til representative deals. Foreslå tre forbedringer å teste i kommende salgssamtaler. Oppgi begrensninger i hentingen. Gjør ingen endringer.

Bonus: gjør det med stemmen

Med talemodus i ChatGPT og HubSpot koblet til fungerer prompt 1 mens du går tilbake til bilen. Snakk gjennom hva som skjedde, be om en oppsummering, og la den forberede notatet og oppgaven. Gjennomgangen er den samme: godkjenn den foreslåtte lagringen, og sjekk deretter den lagrede posten.

Slik bruker du den

1. 1Koble den offisielle HubSpot-appen til ChatGPT. Super Admin i HubSpot godkjenner tilgangen. Sett den til å spørre før den gjør endringer.
2. 2Velg én prompt og prøv den på en deal du kjenner godt, slik at du raskt ser om resultatet er godt eller feil.
3. 3Bytt ut [KLAMMENE] med ditt eget dealnavn, pipeline, eier, kontakt og datoer. Behold setningene som sier «gjør ingen endringer» eller «vis før lagring».
4. 4Åpne én sitert post og sammenlign den med svaret før du handler på det. For lagringer: godkjenn forslaget, og sjekk deretter det lagrede notatet, oppgaven eller feltet.

Tips

• Navngi deal, pipeline og tidsrom nøyaktig slik de står i HubSpot. Vage forespørsler gir vage svar som ikke kan etterprøves.
• Manglende aktivitet beviser ikke at en samtale aldri fant sted. Behandle «ingen loggført aktivitet» som et spørsmål, ikke en konklusjon.
• Lagringer via koblingen håndhever ikke HubSpots egendefinerte valideringsregler. Legger du til en faseendring, bekreft pipeline og fase først.
• Masseendringer har en dokumentert grense på ti poster. Hold skriveprompter til fem poster, slik at hver enkelt blir gjennomgått.
• HubSpot opplyser at engasjementsdata ikke er tilgjengelige når Sensitive Data er aktivert i kontoen. Promptene ber modellen oppgi hva den ikke fikk hentet.

Relaterte ressurser